3 uitdagingen van robotisering

In het vorige artikel schreven we over het gebruik process mining en robotisering voor de verlaging van jouw proceskosten. In dit artikel gaan we dieper in op de uitdagingen van robotisering. Het derde artikel in de reeks zal ingaan op de kracht van de combinatie van process mining en robotisering.

Door Pytric van 't Hof, september 2018
  1. Standaardisatie van processen

    Verwachting vs realiteit - standaardisatie van processen
    Standaardisering als uitdaging voor automatisering

Hoe eenvoudiger het proces, hoe eenvoudiger het proces te automatiseren is. Een logische gedachte die zeker bij robotisering van toepassing is. In een sprint van twee weken is vaak de ‘happy flow’ volledig te automatiseren. We weten echter allemaal dat in elk bedrijf er binnen de processen olifantenpaden en uitzonderingen zijn. Er is nu eenmaal een verschil in hoe het proces beschreven is, hoe men denkt dat het proces verloopt en hoe het proces werkelijk wordt uitgevoerd. Een afgekeurde controle, een typefout of per ongeluk verkeerd geregistreerd, allemaal redenen waarom het ‘first time right’ percentage geen 100% is. Deze varianten komen (hopelijk) minder frequent voor dan de happy flow, maar kosten even veel tijd om te robotiseren. Minder varianten binnen een proces, en dus meer standaardisatie van de uitvoering betekent een hogere efficiëntie én effectiviteit van robotisering.

  1. Business case en silo denken

Uiteindelijk draait alles binnen de organisatie om de business case. Op basis van deze business case kan je dan besluiten of – en met welke prioriteit – een verandering doorgevoerd gaat worden. Een uitdaging is dus om de juiste cijfers boven tafel te krijgen én om deze cijfers goed te valideren. De verhalen zijn vaak gebaseerd op een gevoel, waarbij men vaak niet verder kijkt dan zijn eigen bureau, afdeling of silo. Een veel voorkomend scenario is dat werknemers beweren dat iets heel vaak voorkomt, maar de cijfers, als deze überhaupt bekend zijn, deze bewering niet onderbouwen. Daarnaast is het belangrijk om de hele keten in kaart te brengen. Zorgt een besparing aan het begin van de keten niet voor meer werk aan het einde van de keten? En hoe toon je dat met harde cijfers aan nadat de eerste taken gerobotiseerd zijn?

“Standaardisatie zorgt voor hogere efficiëntie én effectiviteit van robotisering.”

  1. Stakeholders overtuigen

Om de stakeholders écht te overtuigen en buy-in van het management te krijgen moet je een stap verder gaan dan alleen de business case. Dan is een Proof of Value (PoV) nodig die daadwerkelijk aantoont dat de business case valide is. Hierbij moet niet alleen het operationele (business) kamp overtuigd worden, je moet zeker ook het ondersteunende (IT) kamp meenemen in de verandering. Samenwerking van de verschillende afdelingen in de keten is nodig voor een goede implementatie van het gerobotiseerde end-to-end proces.

Uitdagingen zijn er om aangepakt te worden. En dat kan met process mining. Wil jij weten hoe process mining ingezet kan worden om robotisering efficiënter én effectiever in te zetten? Lees dan hier over de vijf do’s om meer uit jouw RPA project te halen.