2016: Trends in projectbeheersing - Finext

2016: Trends in projectbeheersing

Wat zijn de trends van nu en waar gaat het heen? Wat zijn de laatste ontwikkelingen in project management en projectbeheersing? En wat is anno 2016 belangrijk in succesvol ondernemen? Op donderdag 21 januari hebben de mensen van Finext Projectbeheersing met hun gasten uit het vakgebied het nieuwe jaar ingeluid, met een inspirerende doorkijk naar het nieuwe jaar.

Door Vanessa Rouw, januari 2016

Mieren_projectbeheersing

“Ondernemend Nederland schudt, het gonst. Ook in ons vakgebied!” opent Amanda van Diemen, consultant business development bij Finext Projectbeheersing. In lijn met één van de belangrijkste kernwaarden van Finext, trapt zij af met het verbinden van mensen in de zaal met elkaar.

Geïnspireerd door Godfried Bomans, ‘De geschiedenis is het heden, gezien door de toekomst’, neemt ze de zaal eerst mee in een stukje geschiedenis over hoe Finext is gekomen tot waar ze nu staat.

Trendwatching

Trendwatcher Lieke Lamb neemt het stokje over voor een blik op de toekomst. “Ik heb geen glazen bol,” bekent ze, “Maar ik kijk naar de ontwikkelingen die er aan komen, de naderende storm. Aan de hand daarvan leid ik af wat ons te wachten staat.” Het is belangrijk om je bij grote innovaties en investeringskeuzes te realiseren dat concepten hetzelfde blijven, het is de verschijningsvorm die verandert. Neem bijvoorbeeld de stoel. In concept begonnen als ondersteuning van het zitvlak, in luxe vorm met steun in de rug. Tegenwoordig in hippe verschijningsvorm als zitzak, maar het concept is nog steeds hetzelfde.

Innoveren gaat in stappen. Deze zijn, als je goed kijkt, vaak herkenbaar en gerelateerd aan de vorige verschijningsvorm. Tip 1 voor de ondernemer anno 2016: Neem jeugd in dienst. Jonge mensen die niet blijven hangen in oude vormen en herkenningspunten.

Innovatie

De ‘rules of innovation’ beperken zich tot ‘why’ en ‘how’. Soms is de techniek er al, maar zijn mensen er nog niet aan toe. Het waarom van innovatie kenmerkt zich altijd doordat het of nodig of leuk is. Of bestaat uit een toevallige ontdekking, die per ongeluk nodig of leuk blijkt. Als de ‘why’ aanwezig is, volgt de ‘how’. Het hoe van innoveren kent drie belangrijke vormen:

  • Trial & error: het is ontzettend belangrijk om te proberen! Zonder te durven proberen ontstaat er geen innovatie.
  • Ruimte & tijd: het geven van ruimte en tijd voor innovatie is cruciaal. Ook in je eigen organisatie. Alleen dan ontstaan er echt nieuwe ideeën.
  • Trade & combine: is je idee klaar is voor de wereld? En nog belangrijker, is de wereld klaar voor jouw idee? De mens is van nature voorzichtig. Vanuit angst, ontkenning of teleurstelling sterven nieuwe ideeën vaak een stille dood. Breng je idee aan de man(/vrouw) en illustreer de ‘why’.

Nog belangrijker dan productinnovatie is procesinnovatie. Procesinnovatie brengt echte versnelling teweeg. “Blijf niet kijken naar wat je had. Kijk waar je naar toe wilt en richt je daarop,” aldus Lieke.

De nieuwe realiteit: trends van nu

Wat is dan de nieuwe realiteit met de trends van nu? Lieke: “We zijn soft geworden. Mijn generatie eet alles wat in de magnetron op te warmen is, maar mijn kinderen vragen er om dat we eten wat in het seizoen is. Verantwoord en puur.” Door de generaties heen zijn we van ‘Rust, Reinheid en Regelmaat’, via ‘Licht, Lucht en Liefde’, nu aangekomen bij ‘Hulp, Hoop en Houvast’. De jongste generatie vraagt om vrijheid, maar ook om kaders.

We komen uit een enorme groei-economie. Sinds het aanbreken van de crisis in 2008 bevinden we ons in een transitie-economie, die op zoek is naar balans. De balanseconomie bereiken we naar verwachting in 2020.

De trends die bij de huidige transitie-economie horen zijn digitalisering, transparantie en zelfredzaamheid.

Digitalisering uit zich in alles, ook in onze communicatie. Voor organisaties raakt dit aan thema’s als privacy, administratie en big data. Daarbij is er een grote behoefte aan transparantie en zelfredzaamheid. Er is een vertrouwensbreuk ontstaan door de gebeurtenissen in de financiële wereld. Deze behoefte aan transparantie en zelfredzaamheid leidt tot een veelheid aan initiatieven, soms zelfs zo groot als crowd funding.

Imperfectie wordt niet langer weggestopt. We komen uit een luxe-tijd, het mag nu weer wat liever. Anders zijn mag en verantwoord eten is goed. De menselijke maat is terug en vervult die behoefte. Juist ook met behulp van de digitalisering, denk aan ‘social innovation’.

De harde trends die hierbij horen zien we terug in de ‘generation canyon’. Deze generatiekloof gaat niet zozeer over oud en jong, maar om oud van geest versus jong van geest. Vergrijzing is een feit. Dit resulteert enerzijds in vergrijsd stemmen in de politiek en een beweging terug naar traditioneel gedrag. Anderzijds blijven ouderen langer jong en zijn jongeren snel volwassen, waardoor de kloof tussen traditioneel en jong van geest ontstaat.

Een angst die met de huidige tijd gepaard gaat is ‘infobesitas’. Wat gebeurt er nu er zo’n grote hoeveelheid aan informatie bij ons binnen komt? Kinderen gaan hier echter heel flexibel mee om. Ze kunnen veel informatie ontvangen en zijn in staat vervolgens met iets compleet anders bezig te zijn.

Dit brengt ons bij het belang van verandering in het onderwijs. Het onderwijs is nog erg traditioneel. Gelukkig begint dat nu te veranderen en is ook daar een trend zichtbaar. Voor de jongste generatie geldt: Mijn toekomstige baan bestaat nog niet. Onze kinderen hebben totaal andere vaardigheden nodig dan vroeger het geval was. Zo heeft de toekomstige manager kennis van ICT programmering nodig. En dan niet de vaardigheden om te kunnen programmeren, maar de capaciteit om te begrijpen en te overzien. Duurzaamheid en verantwoord bezig zijn, zijn daarbij essentieel.

Singulariteit en emergentie

Een laatste belangrijke trend is ‘internet of things’. De vraag daarbij is wel: hoe zinnig is dit? En wat moet je met alle informatie die het oplevert? Data alleen is nog niet waardevol. Lieke toont haar visie over hoe dit wel waardevol gaat worden:

  • Data + interpretatie = informatie
  • Informatie + associatie = kennis
  • Kennis + ervaring = wijsheid

Met alle ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld humanoids versus swarm bots, lijkt het de vraag in hoeverre we slaaf worden van robots. Hier op een goede gebruik van maken vraagt om loslaten en vertrouwen, zoals bijvoorbeeld bij de zelfrijdende auto. Een enthousiast filmtip van Lieke in dit kader is de film ‘her’ uit 2013.

Alle ontwikkelingen gaan langzamerhand richting ‘singularity’. Maar gelukkig gaat dit stap voor stap. “Be calm & flexible” is Liekes belangrijkste advies. Persoonlijk, in je werk, maar ook als organisatie. Hier komt emergentie om de hoek kijken. Goede samenwerking, ook van belang voor projectteams, zorgt er voor dat 1+1 meer is dan 2.

Trends in project management

Maar nu de grote vraag. Wat kunnen we hiermee in projectmanagement en projectbeheersing? Finexter Frank Fondse vertelt dat ook het vakgebied projectmanagement op weg is van controleren naar loslaten. Hierdoor heb je minder regels nodig en ben je wendbaar. Traditionele projectmanagementmethodieken zijn gericht op controle en procedurele processen. Om los te kunnen laten is er een nieuwe toolset nodig, die houvast biedt zonder starheid en beperking door regels. Nieuwe vormen van kaders en een doelmatigheid zijn belangrijk om projecten op te leveren die zowel uitdagend zijn als haalbaar.

Value-based project management is een aanpak die hierin voorziet. Een aanpak gebaseerd op waarden en met veel aandacht voor het hogere doel van het project.

De emergentie en swarm bots, die door Lieke eerder als voorbeeld zijn gebruikt, zijn volgens Frank ook hier van toepassing: “Het gaat om het creëren van nuttige ‘zwermen’, zonder dat dit dood geknuppeld wordt door regels en procedures. En waarbij techniek gebruikt wordt om inzicht te bieden waar dit toegevoegde waarde oplevert.”

Heb je voor zo’n zwerm dan gedweeë mensen nodig of juist de creatievelingen?, vraag Lieke zich af. Frank licht toe dat recent onderzoek door Rebecca Verwijs, stagiair bij Finext Projectbeheersing, laat zien dat projectteams vaak bestaan uit gedweeë mensen. Dit is een gevolg van de overgestructureerde processen en procedures die ontstaan zijn vanuit de klassieke projectmanagementmethodieken. Waar we naar toe gaan (en moeten) zijn multidisciplinaire teams, waarin ook creativiteit in belangrijke mate vertegenwoordigd is.

Multidisciplinaire teams, lessen vanuit agile

Jan Dirk Hogendoorn, Finext collega van Frank, haakt hier op in. “We horen tegenwoordig natuurlijk veel over Agile. Dit is eigenlijk geen trend meer, maar gemeengoed geworden.”

“We horen tegenwoordig natuurlijk veel over Agile. Dit is eigenlijk geen trend meer, maar gemeengoed geworden.”

We gaan nu verder, onder meer door de combinatie met value-based project management. Organisaties gaan steeds meer projectmatig werken, ook in ‘de lijn’. De trends hierin zijn korte lijnen, snelle samenwerking en focus op de toegevoegde waarde voor de klant of opdrachtgever.

Hiervoor zijn drie succesfactoren te benoemen. De eerste is het samenwerken in multidisciplinaire teams, waar we ook in Agile-omgevingen de vruchten van zien. Als tweede is het van belang om met elkaar kennis te hebben over de manier van werken. Naast de inhoudelijke expertise is het belangrijk expliciet met elkaar te weten hoe je als team wilt werken. Dit is een continue beweging, dus daar moet je op blijven reageren. En tenslotte, zeker niet minder belangrijk, geef het team vertrouwen!

Hoe werkt dit dan, is de vraag die gesteld wordt, als er in het team iemand is die niet bijdraagt? Jan Dirk: “Vanuit onze ervaring met het werken in zelfsturende teams bij Finext hebben we geleerd met teams te werken van maximaal 10 personen. Dit houdt het overzichtelijk en zorgt er ook voor dat er niemand weg kan duiken. Ook bij Agile werken zie je dit principe terug, waar het advies is om in teams van 3 tot 9 personen te werken.”

Frank voegt hier nog een leerpunt aan toe: “Open en eerlijk feedback geven  is een belangrijk onderdeel van teamwerk. We vinden dit vaak lastig en dit is iets om aan te blijven werken, ook in onze teams bij Finext. Kritische feedback op de inhoud en met liefde voor de mens. Hier moet je je in blijven oefenen in makkelijke tijden, zodat je er klaar voor bent wanneer het echt nodig is.”

Kritische feedback op de inhoud en met liefde voor de mens.

Ook vanuit de zaal komt een waardevolle tip: Zorg voor een overzicht en visueel beeld van waar je als team naar toe wilt, dan gaan alle neuzen in het team dezelfde kant op. Vertrouwen en verantwoordelijkheid bij het team leggen is mogelijk. Houd er rekening mee dat de één meer behoefte aan structuur heeft dan de ander, vaak is er iemand nodig die het geheel overziet en bij elkaar brengt.

Projectbeheersing: het PMO anno 2016

Op het gebied van projectbeheersing blikt Vanessa Rouw, PMO consultant bij Finext, terug op haar begintijd in het vakgebied. 10-15 jaar geleden was het PMO reactief en gericht op controle. Grote organisaties hebben de neiging om zich te ontwikkelen tot dinosaurussen: logge, trage organisaties met een wirwar aan functies en rollen. Het PMO was een soort procespolitie met een Calimero complex. Nu zijn we toe aan zingeving, in een proactief en verbindend PMO. Dit PMO heeft uitdaging nodig en brengt de menselijke maat weer terug. Ze pleit voor een PMO in de voorhoede.

Vanessa onderscheidt hierin twee gebieden van projectbeheersing: gericht op strategie (portfolio) of op delivery (projecten). Het PMO kan de wirwar overzien en op een proactieve manier het geweten zijn in beide. Daarnaast is het PMO in staat de complexiteit terug te brengen naar de menselijke maat. Wendbaar zijn is anno 2016 van belang. Het PMO speelt een belangrijke rol in het inzichtelijk maken van data en informatie, door gebruik van de digitalisering.

Van controle naar transparantie en vertrouwen

Loslaten, vertrouwen en samenwerking in multidisciplinaire teams vragen er om dat mensen het aandurven om hulp te vragen wanneer dat nodig is. Lieke vraagt de zaal naar hun ervaringen: zien we hier een verschil tussen de generaties? Uit het gesprek dat zich ontwikkelt, blijkt dat de jonge generatie zich heel zelfredzaam voelt en daarnaast ook leert om hulp te vragen. Een belangrijk verschil is wel dat ze soms op andere plekken hulp zoeken, bijvoorbeeld online, waardoor het misschien niet voor iedereen zichtbaar is. Voorgaande generaties worden opgeroepen om juist ook jongeren om hulp te vragen. Het best is een goede mix van ervaring en jonge mensen. Hierdoor worden de goede vragen gesteld en gaat het niet meer om leeftijd, maar om attitude. Een veilige sfeer en omgeving zijn nodig om iedereen de gelegenheid te geven zich kwetsbaar op te stellen en het team zo maximaal in haar kracht te zetten.

Jan Dirk legt uit dat transparantie een belangrijke voorwaarde is om vragen te durven stellen als dat nodig is. Loslaten en vertrouwen zijn mogelijk als je transparant bent. En in een omgeving verkeert waarin je eerlijk kunt aangeven waar je goed en waar minder goed in bent.

Met de conclusie dat in deze tijd transparantie en vertrouwen nodig zijn in plaats van controle, is het tijd om af te sluiten met een toost op een fantastisch jaar. Geïnspireerd en klaar voor 2016!

Projectbeheersing