• Waarom data-integratie binnen OneStream eenvoudig is

Data-integratie is een essentieel onderdeel om je Performance Managementoplossing goed te laten werken. Hoe meer data automatisch in de systemen komt, hoe sneller en betrouwbaarder je Performance Managementprocessen worden. Hoe eenvoudig gaat dit binnen OneStream? En wat is er opvallend aan de data-integratie binnen deze oplossing?

Door Walter Smit, Roy Piek, oktober 2017

De integratie van data is vaak complex. Niet alleen omdat de data vaak uit meerdere bronnen wordt aangeleverd, maar ook omdat er verschillende rollen binnen de organisatie betrokken zijn. Elke rol heeft daarbij zijn eigen perspectief op de datastromen.

Duidelijke scheiding tussen de rollen

Opvallend aan OneStream is dat er een duidelijke scheiding is tussen de verschillende rollen rondom data-integratie. De componenten die bij de IT-rol horen zijn helder gescheiden van de functionele componenten. De systeembeheerder kan bijvoorbeeld aan de slag om een integratie te maken met een database, maar heeft geen toegang tot het inhoudelijke deel van de applicatie. Wel kan hij controleren of de toegang goed werkt en of de accounts kloppen. Ook hierin helpt OneStream; binnen de applicatie zijn tools ingebouwd om te kijken hoe een verbinding werkt, en wat je met de data kunt doen.

Ook de andere kant van de medaille – de gebruiker die vanuit een functionele invalshoek met de applicatie werkt – kan de data-integratie versterken. Deze rol heeft een omgeving met volop mogelijkheden om data te beïnvloeden en te controleren.

Drie lagen aan controles

Bij data-integratie is het cruciaal dat de gebruikers kunnen vertrouwen op de data. Datavalidatie is dan ook een essentieel onderdeel tijdens het opzetten van een data-integratie met een ander systeem. Eigenlijk wil je al in een vroeg stadium kunnen kijken of de data die ingelezen is, ook daadwerkelijk de correcte en volledige data is.

Binnen OneStream is deze controleslag logisch ingericht; op drie verschillende lagen zijn er controlestappen mogelijk om te beoordelen of de data-integratie goed gaat.

Laag 1 – Technische koppeling

Hierbij gaat het om de technische laag, zoals de inrichting van de infrastructuur en servers. Deze inrichting wordt vanuit IT gedaan. Binnen OneStream kun je de verbinding met de database in verschillende stappen testen; eerst verbind je met de database, vervolgens met de view en daar haal je de data op. Mocht er in deze laag iets niet kloppen, dan zie je dit meteen op het scherm. Denk bijvoorbeeld aan meldingen als ‘geen verbinding met de database’ of ‘query klopt niet’. In het platform vind je een aanpak om stap voor stap een automatische dataconnectie met een sourcesysteem, bijvoorbeeld ERP, Excel of SalesForce, op te zetten waardoor je in control bent.

Laag 2 – Functionele voorwaarden

Binnen de applicatie zelf kun je de data valideren met een dashboard. Mooi hierbij is dat je een koppeling kunt maken met de view zonder calculaties. Het grote voordeel hiervan is dat je één op één kunt zien wat er ingeladen is. Via het dashboard kun je in deze fase al toetsen of er problemen zijn met de query die je stelt, of dat er technisch iets niet klopt. OneStream slaat de data op in een onderdeel van het platform; ‘Flash’. Flash is een voorportaal waar je de mogelijkheid hebt om de data te controleren. Als de data correct en volledig is, wordt de data doorgezet naar de daadwerkelijke applicatie die in OneStream is ingericht. Dit kan automatisch of handmatig, afhankelijk van de wensen van de gebruiker.

Laag 3 – Data verfijnen

In deze fase gaat het om de specifieke data die gebruikers nodig hebben voor hun werkproces. Binnen OneStream is het mogelijk de data-integratie aan te passen per workflow. Een workflow is een reeks aan stappen die een eindgebruiker doorloopt om zo het werkproces te ondersteunen. Door de integratie per workflow op te zetten, kun je flexibel omgaan met verschillende werkprocessen binnen een organisatie. Deze specifieke intelligentie bouw je in binnen het workprofile.

Eenvoudige data-integratie

Binnen OneStream kun je goed en gestructureerd het vraagstuk rondom data-integratie binnen je organisatie oplossen. De verschillende controlelagen en de heldere rolverdeling tijdens de implementatie helpen hier zeker bij. We zien in de praktijk dan ook dat organisaties zelfstandig de connecties met het platform beheren en aanpassen wanneer de situatie daarom vraagt. Hulp van de IT-organisatie of externe inzet wordt minder nodig, de data-integratie wordt meer belegd binnen de Finance functie. Zo gaat het uiteindelijk alleen nog maar over de flexibiliteit voor de gebruiker en de kwaliteit van de data. Niet meer over techniek!

Consolidatie & Corporate ReportingManagementinformatie & DashboardingPlannen, Budgetteren & Forecasten OneStream