• The battle of the tools

Wat zijn de sterke punten van de verschillende Performance Managementoplossingen? Elke tool heeft zo zijn eigen kenmerken. Tijdens ‘The battle of the tools’ gaan Finexters met elkaar de uitdaging aan. Hoe geven de tools antwoord op een concrete vraag van de Voedselbanken?

Door Danielle Gruijs, januari 2017

Met ‘The battle of the tools’ gaan Finexters op een speelse manier aan de slag met de tools in het Performance Managementwerkveld. In één dag worden de consultants uitgedaagd om een organisatie met een specifiek vraagstuk op weg te helpen bij hun toolselectie. Dit keer kwam het vraagstuk vanuit Voedselbanken Nederland, waar Finext al jaren als vrijwilliger met financiële vakkennis ondersteunt.

“We krijgen steeds vaker een pakketselectievraagstuk vanuit onze klanten,” vertelt Bas Jansen, één van de deelnemende Finext consultants. “Om daadwerkelijk inzicht te krijgen in de krachten van elke tool, is het prettig om ze allemaal een dag van dichtbij te ervaren. Daarbij gaat het niet alleen om het eindresultaat, maar juist ook om het proces.”

Onafhankelijk adviseur

Als onafhankelijk adviseur evalueert Finext regelmatig haar portfolio. Wat kunnen de bestaande oplossingen? En wat brengen nieuwe tools? “Bij een pakketselectie beoordelen we een verscheidenheid aan oplossingen,” vertelt Bas. “Pakketten die we al vanaf de start van Finext implementeren, zoals SAP BPC, Cognos en Hyperion, maar ook de nieuwere spelers zoals Vena.”

Tijdens ‘The battle’ gaan de consultants dan ook enthousiast aan de slag met veel verschillende tools: Cognos TM1, Vena, Board, SAP BPC, SAP Embedded, Hyperion Planning, Anaplan, Tagetik en OneStream. “Wij zijn vaak op zoek naar de eenvoudigste oplossing of aanpak. Hoe mooi is het dan om de verschillende aanpakken in elke tool met elkaar te delen. Het levert een hoop nieuwe inzichten op,” zegt Bas.

Concrete vraag vanuit Voedselbanken Nederland

“Bij Voedselbanken Nederland is een jaar lang gewerkt aan stabiliteit binnen de financiële functie. Nu is de tijd aangebroken om een aantal verbeterslagen door te voeren om de groei te faciliteren,” vertelt Frans Booij, penningmeester bij de landelijke Vereniging van Nederlandse Voedselbanken.

De organisatie, die uitsluitend bestaat uit vrijwilligers, heeft een aantal concrete vragen.

  • Hoe kunnen we de jaarverslaglegging verbeteren? Daarbij gaat het om zowel de financiële als de niet-financiële data. We willen het proces vereenvoudigen en zorgen voor een makkelijke consolidatie met de aangesloten lokale voedselbanken.
  • Hoe kunnen we de projectadministratie beter inrichten? Het grootboek is daarvoor niet geschikt en Excel is te foutgevoelig.
  • Hoe kunnen we het proces van inkopen en declaraties efficiënter laten verlopen? Dit verloopt nu via veel mailverkeer.

“Bij de voedselbanken wordt eigenlijk nog maar weinig gebruikt gemaakt van techniek. Er ligt echter wel een breed consolidatievraagstuk, ook voor niet-financiële kengetallen,” vertelt Marlie Vermazeren, als vrijwilliger vanuit Finext actief bij Voedselbanken Nederland.

En de winnaar is…

Elke tool heeft zo zijn eigen sterke punten. De ‘beste’ oplossing is dan ook zeer wisselend per situatie. Dit keer haalden Vena en Tagetik de finale; beiden hadden een passende oplossing voor uitdagingen van de voedselbanken gepresenteerd.

Uiteindelijk is er door Voedselbanken Nederland gekozen voor Tagetik. Het was een nek-aan-nekrace tussen alle tools; Tagetik won met slechts één punt verschil van Vena. “Het team rondom Tagetik koos voor slimme doch eenvoudige oplossingen voor complexe vraagstukken. Bovendien zorgden ze voor veel herkenbaarheid, door het gebruik van logo’s en kleuren uit de huisstijl,” vertelt Bas.

Aan de slag

Een toolselectie is nog maar de eerste stap. Vervolgens moet de gekozen tool op de juiste manier worden geïmplementeerd. Finext gaat ook hier Voedselbanken Nederland kosteloos bij helpen.

Daarbij gaat het uiteindelijk om de implementatie van Vena. Na afloop van ‘The battle’ heeft Vena Solutions namelijk licenties als gift gedoneerd aan Voedselbanken Nederland. Vena zal worden ingezet om de gewenste verbeteringen te ondersteunen, zoals verzamelen van data, consolideren, rapporteren en de projectadministratie. “Een mooi technische oplossing voor de Voedselbanken om tot die extra stap richting proces-control te komen,” zegt Frans Booij.

Ook gaat Finext helpen met de andere concrete verbeteringen die er liggen. “We willen het grootboek verder aanscherpen, zodat we het boekhoudsysteem beter kunnen gebruiken voor kwartaalverslaglegging op begroting en baten & lasten. Dit kost nu nog veel tijd,” vertelt Marlie.

“We zijn heel blij met het enthousiasme en de inzet van Finext en Vena. Zo kunnen we als organisatie onze financiële processen professionaliseren,” zegt Frans Booij van Voedselbanken Nederland.

Consolidatie & Corporate ReportingPlannen, Budgetteren & Forecasten Non-profit & Educatie TagetikVena