Van constructiebudget naar reguliere finance bij RWG

Rotterdam World Gateway (RWG) zorgt voor op- en overslag van containers. De nieuwe, volledig geautomatiseerde containerterminal op Maasvlakte 2 is onlangs geopend. Daarmee veranderde ook de informatiebehoefte van de organisatie. De wens van RWG was één geïntegreerde en gebruiksvriendelijke oplossing. In Anaplan is hiervoor een holistische oplossing zonder rapportagesilo’s gecreëerd. Vanuit één bron met data worden budget en forecasts opgemaakt en de werkelijke financiële resultaten gerapporteerd. De nieuwe oplossing is goed voor de efficiency en de betrouwbaarheid.

Door Danielle Gruijs, november 2016

“Met de opening van de containerterminal gingen we over van een startup naar een operationele organisatie,” vertelt Enrico Douwens, Finance Director bij Rotterdam World Gateway (RWG). “Voorheen was plannen en budgetteren niet zo ingewikkeld; aan het begin van de bouw was er een constructiebudget afgesproken. Vervolgens moest dat vooral gemeten worden, iets wat we in Excel deden. Dat was prima voor het constructiebudget, maar niet voor de reguliere rapportages.”

RWG-0799
Enrico Douwens – RWG

De wens van RWG was één geïntegreerde en gebruiksvriendelijke oplossing. “Ik wilde één bron met data waarin je je budget en forecasts opmaakt en waarin de werkelijke financiële resultaten worden gerapporteerd. Zo kunnen alle budgethouders tegelijkertijd ook hun actuals inzien, zonder dat zij het administratiepakket in hoeven,” zegt Enrico. “Uiteindelijk zijn de rapporten een reflectie van de data.”

“Eén bron met data waarin je budget en forecasts opmaakt en de werkelijke financiële resultaten rapporteert”

Eigenaarschap van de cijfers

De budgethouders toegang geven tot de cijfers had een tweeledig doel. “We willen de budgethouders in hun informatiebehoefte voorzien, maar hen ook stimuleren om regelmatig naar de cijfers te kijken in plaats van de traditionele manier van één keer per maand.” “Het gaat om het eigenaarschap van de cijfers,” zegt Enno van Kampen, als consultant van Finext Performance Management nauw betrokken bij de implementatie van de nieuwe oplossing. “Finance heeft de rol van toetsen, maar ik wil niet half de verantwoordelijkheid overnemen van het opstellen van hun budget. Dat ligt bij de budgethouders,” beaamt Enrico.

Een andere doelstelling was veiligheid. Enrico: “Veiligheid is cruciaal binnen onze organisatie. In ons hele DNA willen we ervoor zorgen dat niemand onveilig gedrag vertoont. Daar hoort ook bij dat niemand zich financieel onveilig gedraagt. We dragen tenslotte zorg voor het renderen van de investering.”

Holistische oplossing

RWG koos voor Anaplan. Doorslaggevend in de keuze was de look en feel van Anaplan. “We wilden wegblijven van frontends gebaseerd op spreadsheets. Er is veel aversie bij de non-financials tegen Excel,” zegt Enrico. “Bovendien is Anaplan een holistische oplossing. Daarmee kunnen we allerlei rapportagesilo’s voorkomen. We kunnen zonder aansluitproblemen diverse soorten data gebruiken; financiële bedragen, aantallen containers, hoeveel er gefactureerd is, hoeveel schepen de terminal in en uit zijn gegaan.” Enno: “Het is belangrijk dat de volumes aansluiten bij wat Finance rapporteert, anders verliest de business het vertrouwen in de rapporten.”

Daarnaast wilde Enrico dynamisch kunnen modelleren. “Voor het budget zijn de verwachte volumes van belang. De hoeveelheid containers verandert echter gedurende de budgetcyclus. Ik wil wijzigingen in het aantal containers automatisch laten doorrekenen in de kosten. Zo heeft iedereen hetzelfde actuele inzicht, en kunnen we stoppen met het heen en weer mailen van versies.”

Efficiënt en betrouwbaar

Anaplan is volledig gebaseerd op de cloud. De keuze voor de cloud was een bewuste, zo vertelt Enrico. “IT heeft het bij ons druk met het verder optimaliseren van de terminal, waar ik het volste begrip voor heb. Ik wilde daardoor echter wel de afhankelijkheid van IT verminderen.”

“De nieuwe oplossing helpt me om het financeteam lean en mean te houden”

Hij is tevreden over de overstap naar de cloud. “De performance en laadtijden zijn goed, en de betrouwbaarheid ook.” “Ik ga er vanuit dat Anaplan haar cloud zeer goed beveiligt. Het is een illusie dat het per definitie beter beveiligd zou zijn als we het zelf doen.”

RWG is positief over de resultaten van de nieuwe oplossing. “Anaplan helpt me om het financeteam lean en mean te houden,” zegt Enrico. “We leveren maandelijks veel verschillende rapporten aan de banken en aandeelhouders; elke bank of aandeelhouder wil het rapport op een andere manier. Die variaties zijn allemaal in Anaplan gemodelleerd, zodat we dat niet langer handmatig hoeven te doen. Doordat we alle informatie op één plek hebben, hebben we zelfs besloten om één controller minder aan te nemen dan gepland. De nieuwe oplossing is goed voor de efficiency en de betrouwbaarheid.”

Afzetdata en omzetmix

RWG-0868
Enrico Douwens bij de Automated Stacking Cranes van RWG

Ook de budgethouders zijn positief. “We hebben zoveel mogelijk informatie geautomatiseerd, waarbij we de invoerkant vereenvoudigd hebben,” zegt Enno. Enrico: “De budgethouders vinden het weliswaar wennen dat zij zelf met de cijfers aan de slag moeten, maar ze vinden het erg prettig dat ze op detailniveau de actuals en hun budget kunnen zien. Ze zijn niet meer afhankelijk van finance. De dagelijkse import in Anaplan van bijvoorbeeld de contractmodellen helpt ze om grip te houden. Het vergroot het inzicht en vergemakkelijkt hun taken.”

Voor verkoopmanagers is het prettig om te kunnen kiezen hoe zij naar de data willen kijken. Naast het laden of lossen van containers verzorgt RWG ook het opslaan van containers en daaraan verwante diensten. Denk aan het scannen van containers voor de douane en het aansluiten van koelcontainers. “Ook van al deze additionele diensten willen we de marges weten. We willen de afzetdata en omzetmix inzichtelijk maken; niet alleen de omzet per klant, maar ook bijvoorbeeld het gemiddelde tarief van containers en de kosten per container.”

Rust aanbrengen

De modellen zo gebruiksvriendelijk mogelijk maken was een belangrijk uitgangspunt tijdens de implementatie. Dat leidde tot een weloverwogen keuze om de look en feel van alle budgetmodellen zoveel mogelijk gelijk te maken. “Als je er één hebt gezien, dan heb je ze allemaal gezien.” Dat helpt de budgethouders om efficiënt alle kosten en opbrengsten te kunnen vastleggen.

Een ander voorbeeld van rust aanbrengen is de personeelsplanning. “Onze personeelsplanning is extreem simpel; wij zorgen ervoor dat alle huidige werknemers er in zitten, en dat het aantal vacatures klopt met het organogram. De budgethouders hoeven alleen nog maar aan te geven wanneer ze verwachten dat de vacatures ingevuld worden, en of er salarisverhogingen zijn.“

“De rest wordt allemaal tot in detail uitgerekend door het Anaplan-model; de werkelijke salarissen zitten er in, waarna het model de premies en andere loonkosten berekent,” vertelt Enrico. “Voor de eindgebruiker is het inderdaad heel simpel, maar er zit een complex model onder,” legt Enno uit. In de toekomst wil RWG de personeelsplanning nog verder uitbreiden met items als leaseauto’s en opleidingskosten. “Dan hebben we niet alleen inzicht in wat de persoon kost, maar ook wat die functie kost. Dat helpt bij het maken van keuzes over outsourcing.”

“Voor de eindgebruiker is het model heel simpel, maar er zit een complex model onder”

Nieuwe manier van rapporteren

Enrico heeft de toekomstige stappen al uitgedacht. “De traditionele manier is om de actuals te vergelijken met het budget, waarna men de verschillen gaat verklaren. Het budget is daarbij gedurende het hele jaar een formeel vastgesteld uitgangspunt. Als echter het aantal containers fors wijzigt, zegt het budget niet zo heel veel meer. We willen naar een nieuwe manier van rapporteren binnen Anaplan, waarin we aan het einde van elke maand de werkelijke containers aan het model toevoegen. Dat wordt dan de nieuwe norm om je werkelijke cijfers te analyseren, waardoor we echt kunnen zien of we het goed gedaan hebben.”

 

Bewaren

AnaplanIndustriePlannen, Budgetteren & Forecasten