Eén gedeelde basis bij Nidera

De agrarische handelsonderneming Nidera loopt graag voorop met haar IT. Zo was zij de eerste organisatie in Nederland die SAP BPC 10 implementeerde. Met de nieuwe plannings- en consolidatieapplicatie is er één gedeelde, betrouwbare basis voor management- en statutaire rapportages. Ook vergemakkelijkt de oplossing de vereiste rapportagewijzigingen na de recente overname door COFCO.

Door Danielle Gruijs, januari 2017

“De afdeling consolidatie en reporting deed eigenlijk alles in Excel; consolideren, plannen en het opvragen van gegevens,” vertelt Roelof Feijen, Functional Application Consultant bij Nidera over de aanleiding om over te stappen op een Performance Managementoplossing. “We zochten een applicatie waar we alles vanuit één database konden doen, en waarbij de entiteiten direct zelf konden invoeren.”

“Nidera was de eerste organisatie in Nederland die SAP BPC 10 implementeerde. we hebben altijd wel de neiging om als eerste met een nieuwe versie aan de slag te willen gaan. ”

Vooroplopen met SAP BPC 10

Nidera
Gaston van Leeuwen en Roelof Feijen

De keuze viel op SAP BPC 10. “We hebben ook naar andere pakketten gekeken, zoals HFM en Cognos,” vertelt Gaston van Leeuwen, Manager Consolidation & Reporting bij Nidera. “De doorslag gaf het feit dat we ook bezig waren met een SAP ERP-systeem. Om beide tools goed aan te laten sluiten, hebben we gekozen voor SAP BPC.”

Het agrarisch handelshuis koos niet alleen voor SAP BPC, maar ook voor de allernieuwste versie: SAP BPC 10. Daarmee was Nidera de eerste organisatie in Nederland die SAP BPC 10 implementeerde. “Het nieuwe ERP-systeem zou ook op het Netweaver-platform gaan draaien, net als BPC 10. Bovendien heeft Nidera altijd wel de neiging om als eerste met een nieuwe versie aan de slag te willen gaan,” legt Gaston uit. “Het voordeel is dat je het nieuwste van het nieuwste hebt. Een nadeel is dat het nog in ontwikkeling was, de officiële release was zelfs nog niet uit.”

Als early adoptor nam Nidera deel aan het SAP Ramp-Up program, waarin zij de nieuwe applicatie konden testen en feedback konden geven. Gaston: “Kiezen voor een applicatie die nog zo nieuw is leverde wel vertraging op, doordat er nog onverwachte bugs moesten worden gerepareerd voordat BPC 10 kon worden gereleased.”

Dynamiek

Er bleek nog meer onverwachte dynamiek in het project aanwezig te zijn. Midden in het implementatietraject stapte Nidera dan ook over op Finext als implementatiepartner. “Er bleek geen goede match te zijn tussen de projectleider van de ERP-implementatie en de projectleider van de vorige BPC-implementatiepartner,” vertelt Gaston. “Er is dan ook besloten om te switchen van implementatiepartner.”

Finext pakte het project soepel over. “Vooraf waren we wel bezorgd dat we alles opnieuw zouden moeten doen. Gelukkig was dit niet zo, binnen één tot twee weken was Finext ‘up to speed’. Het zijn ervaren consultants, die weten hoe je een project moet aanpakken. We zijn doorgestart zonder al te veel vertraging op te lopen.”

“Wat ook geholpen heeft om op snelheid te komen, is dat we fysiek bij elkaar zijn gaan zitten,” vertelt Gert-Jan van den Berg van Finext. “Voorheen zat het team van Nidera op de derde en het implementatieteam op de tweede verdieping. Dat geeft een blokkade; het communiceert moeilijker. Door bij elkaar te gaan zitten kregen jullie inzicht in wat wij aan het doen waren. En wij zagen meteen wanneer we jullie vragen konden stellen, of wanneer jullie te druk waren met de reguliere finance activiteiten.” “Communicatie is key in zo’n project,” beaamt Gaston.

artikelfinext-groot_03Eén basis voor statutaire en management rapportages

Gaston is positief over de resultaten van de nieuwe plannings- en consolidatieoplossing. “Het grote voordeel is dat alles in éen database zit; de statutaire rapportage sluit naadloos aan bij de management rapportage.”

Gevraagd of hij terugkijkend opnieuw zou kiezen voor het implementeren van een nieuwe release, zegt Gaston: “Absoluut. Voorheen consolideerden we 70 entiteiten via Excel. Ik ben echter een tegenstander van linked Excel-files vanwege de foutgevoeligheid Je bent snel geneigd om met een validatie ergens =1 te zetten, die dan blijft staan. Dat is niet meer van deze tijd, met enorme intercompany bedragen.”

Ook Roelof is enthousiast: “Hiervoor kon je niet eenvoudig aangeven wat de cijfers van 2 maanden geleden waren, we moesten echt terugzoeken in de Excel-files, en vervolgens alles aansluiten. We waren veel meer tijd kwijt aan het goed krijgen van Excel dan aan het analyseren van de cijfers. Ik kan nu validaties inbouwen, waardoor ik minder controles hoef te doen. Het moet geen blind vertrouwen in het systeem worden, maar het is wel een goede extra slag om de kwaliteit van de cijfers te verbeteren.”

Bovendien is het makkelijker om wijzigingen door te voeren. Roelof: “Voorheen had elke kleine wijziging enorm veel impact, wat leidde tot een rapportage die al 7 jaar hetzelfde was. Nu zijn we als organisatie veel flexibeler, we kunnen veel meer wijzigingen aan.”

Overname door COFCO

Deze flexibiliteit bleek extra nuttig na de overname van Nidera door het Chinese COFCO. “Sinds de overname door COFCO rapporteren we ook IFRS. Met SAP BPC kost ons dat weliswaar moeite, maar hiervoor was dat bijna onmogelijk geweest,” gaat Roelof verder.

“De overname maakt het zeker niet makkelijk; we hebben nu een verlengd boekjaar, waardoor we het jaareinde hebben verplaatst van eind december naar eind september,” vertelt Gaston. “Daarnaast hebben we fast close geïmplementeerd, waarbij we ook processen hebben geschrapt. Voor het rapporteren vanuit de entiteiten zijn we van reporting day 14 naar werkdag 8 gegaan. Op kalenderdag 17 sturen we een geconsolideerde rapportage naar COFCO.”

De fast close staat of valt met verrassingen vanuit het veld. ”Als er niet tijdig wordt aangeleverd, dan kunnen wij niets. Je moet erop kunnen vertrouwen dat mensen niets meer wijzigen,” zegt Gaston. “BPC helpt om te monitoren, maar je moet nog steeds afspraken maken,” zegt Nick Lammerts van Finext: “De tool is niet heilig.”

“We hebben dan ook brainstormsessies met verschillende disciplines gehouden over punten waar we verbetering willen zien; IT, management accounting en financial accounting komen dan samen,” vertelt Roelof. “We gaan dan in op vragen als ‘hoe kunnen we het nog beter maken, wat missen we nog?’ Daar gaat Finext ook zeker weer een rol in spelen.”

Een andere manier van denken

Een bijkomend voordeel van de implementatie was het uniformeren van de financiële processen binnen Nidera. “Eerder dacht iedereen dat de standard chart of account (SCOA) gedefinieerd moest worden door de business. Maar nu beseft iedereen dat er externe regels zijn, zoals IFRS, en eigen regels, ‘Nidera GAAP’. Eigenlijk definiëren externe stakeholders hoe je SCOA eruit moet zien. In het ERP-systeem is de SCOA dan ook overgenomen uit BPC. Er is nu bewustzijn bij iedereen dat BPC wereldwijd de leading tool is binnen Nidera.”

“Probeer de oude situatie te vergeten en denk vanaf schratch na over je datamodel. Het is een hele andere manier van denken.”

Gevraagd naar advies voor andere organisaties die overstappen op een plannings- en consolidatieapplicatie zegt Roelof: “Probeer de oude situatie te vergeten en denk vanaf schratch na over je datamodel. Het heeft geen zin om een copy/ paste naar BPC te doen, omdat het een hele andere manier van denken is. Je moet tijd besteden aan het design.”

Gaston heeft een aantal adviezen. “Zorg ervoor dat first time users met de juiste verwachting beginnen; je kunt de snelheid van dit soort systemen niet vergelijken met de snelheid van een Excel-sheet of webwinkel. Besteed daarnaast de designfase niet uit aan afdelingen die geen key user zijn, maar wel inhoudelijke expertise op dat specifieke onderwerp hebben. Als eigenaar van een applicatie moet je ervoor zorgen dat je bij elk onderdeel zelf betrokken bent.”

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Consolidatie & Corporate ReportingSAP BPC consolidatieSAP BPC planning