Bol.com & Finext: Flexibel inspelen op de markt

Bol.com en Finext: Flexibel inspelen op de markt

Voor bol.com is flexibel inspelen op de markt en inzoomen op details cruciaal. “We willen voor al onze winkels op een granulair niveau forecasten,” vertelt Erik van Rossem, senior business planning controller bij bol.com. De organisatie is decentraal ingericht, met veel autonomie voor de 40 virtuele winkels. “Voorheen gebruikten we één groot Excel-model voor de input vanuit alle winkels. Dan ben je vooral bezig met het bij elkaar krijgen van de data en een sluitende forecast maken, in plaats van de drivers te doorgronden,” vertelt Juriaan Verberck van bol.com.

Groei in aantallen en businessmodellen

Sinds de opening in 1999 heeft bol.com zich enorm ontwikkeld, zowel qua omzet als productaanbod. Richtte het platform zich bij de start vooral op het online verkopen van boeken, nu worden er 22 miljoen artikelen aan meer dan 10 miljoen klanten verkocht. Naast de verkoop van eigen producten zijn er meer dan twintigduizend partners die verkopen via bol.com.

De snelle groei is tweeledig, zo vertelt Erik: “We groeien zowel autonoom, met tientallen procenten per jaar, als door de ontwikkeling van nieuwe businessmodellen.” Deze groei is de reden om naar een Performance Managementoplossing over te stappen. “We willen het verhaal van de business goed kunnen samenvatten in cijfers, zodat we weten naar welke stip op de horizon we willen. Daar kunnen we dan op sturen met driver-based doelen,” gaat Erik verder.

Neutrale blik tijdens zorgvuldige toolselectie

De keuze voor een Performance Managementoplossing neemt bol.com serieus. Er wordt een breed selectietraject gestart, met een longlist van 12 partijen. Deze longlist leidt tot 8 demo’s en 3 Proof of Concepts (POCs).

Tijdens de toolselectie spelen Finexters een grote rol. “We wilden Finext graag betrekken vanwege hun neutrale blik. Elke software vendor vertelt een mooi verhaal, maar Finext implementeert alle tools waardoor ze een reëel beeld kunnen schetsen van wat er in de markt te verkrijgen is.” “Elke situatie is anders. Dat vraagt om een afgewogen proces om te komen tot de tool die het best past bij de doelen van de organisatie,” vertelt Maarten Bronda, vanuit Finext betrokken bij de toolselectie.

De keuze valt op Vena Solutions, waarbij de flexibiliteit een belangrijk argument is. “In Vena bleken we het opsplitsen van een land of het toevoegen van een nieuwe winkel makkelijk zelf te kunnen,” zegt Juriaan. “We willen niet voor elke wijziging moeten wachten op consultants. Als er iets verandert in de business, willen we dat snel kunnen aanpassen in de tool.”

“Vena is flexibel en snel te doorgronden voor ‘financials’. We konden de implementatie echt samen met bol.com doen, wat enorm heeft bijgedragen aan het eindresultaat,” vertelt Rogier Louter, als consultant vanuit Finext nauw betrokken bij het implementatietraject binnen bol.com.

Snelle implementatie van Vena

Tijdens de implementatie blijkt dit ook in de praktijk; binnen een paar maanden is Vena geïmplementeerd, waarbij Erik en Juriaan veel zelf doen. De tijd hiervoor wordt beschikbaar gemaakt door de inzet van een interim controller vanuit Finext die de reguliere taken van Erik en Juriaan overpakt. Hierdoor kunnen beide controllers zich voor 40% vrijmaken voor de implementatie.

Juriaan en Erik zijn dan ook positief over de samenwerking met Finext. “Omdat we zo’n goede ondersteuning hadden tijdens het voortraject, hebben we ervoor gekozen om ook de implementatie met Finext te doen. Dat is goed bevallen,” vertelt Erik. “Experts van Finext hebben ook meegedacht rondom het opzetten van het model en de boom van dimensies. Zonder die kennis hadden we nooit zo’n schone, goed te onderhouden, omgeving kunnen bouwen.”

Flexibel inspelen op de markt

De online retail organisatie is enthousiast over de resultaten van Vena. “Vanuit finance moeten we de groei van de organisatie bij kunnen benen. In een Excel-wereld waarin alles aan elkaar is geknoopt, heeft het toevoegen van een nieuw businessmodel zoveel impact op de resultaten dat dit bijna niet foutloos te doen is. Nu zijn we in staat om snel te reageren en meer doorsnijdingen toe te voegen,” vertelt Juriaan.

“We willen de organisatie faciliteren om wendbaar te zijn en om flexibel te kunnen reageren op de markt. Vena ondersteunt ons hierbij.”

Deze flexibiliteit past bij de strategie van bol.com om snel in te kunnen spelen op ontwikkelingen in de markt. ”We willen de organisatie faciliteren om wendbaar te zijn en kort cyclisch te kunnen reageren,” vertelt Erik. “Neem de opkomst van luisterboeken. Zeven jaar geleden konden we niet weten dat er luisterboeken zouden ontstaan, maar moesten we wel een planning afgeven.”

De toegenomen flexibiliteit levert ook een nieuwe uitdaging op. “De techniek is geen limiterende factor meer,” legt Erik uit. “De nieuwe limiterende factor ligt aan de menselijke kant; begrijpen mensen wat ze vragen? Meer inzicht betekent ook een veelvoud van variabelen invullen. Als ze de tool goed benutten, zijn gebruikers nog maar een kwart van de tijd bezig met forecasten. Die tijdwinst wordt echter gemarginaliseerd als de vraag naar details toeneemt.”

Limieten van Excel weghalen

Vena wordt nu vooral ingezet voor de P&L, balans, cashflow en winkelplanning. Erik en Juriaan zien echter nog veel meer toepassingen voor Vena binnen de organisatie: “In de toekomst willen we de tool niet alleen gebruiken voor finance, maar ook voor bijvoorbeeld het personeelsverloop, de logistiek en de klantenservice. We staan nog maar aan het begin; veel organisatieonderdelen kunnen hier baat bij hebben. Iedereen loopt tegen de limieten van Excel aan, dus laten we de kracht van Vena gebruiken om die limieten weg te halen.”